É natural que o cotidiano de uma empresa tenha um alto trânsito de propostas, documentações e informações necessárias para o cumprimento das mais diversas tarefas. Com isso, a gestão de documentos se torna um dos fatores primordiais para alcançar os resultados almejados pela gestão!
Isso porque não cuidar desta importante papelada de forma adequada pode acarretar em sérios problemas para a empresa. Mas, você sabe o que é a gestão de documentos e como colocá-la em prática no dia a dia do negócio? Continue a leitura e descubra!
O que é a gestão de documentos?
Uma organização deve adotar etapas de produção, arquivamento e utilização correta dos arquivos! Gestão de documentos é o nome que damos ao conjunto desses processos. Um cuidado que fará com que a busca por informações seja mais organizada, prática e segura.
Mas não existe um protocolo único! Isso porque as demandas variam, por exemplo, de acordo com o tamanho da empresa. Um gerenciamento manual pode ser suficiente para negócios menores, enquanto os de grande porte precisam contar com um sistema automatizado.
Qual a importância da gestão de documentos?
Na rotina empresarial, inúmeros papéis são manuseados, de maneira que cada um tem a sua durabilidade e função. Portanto, é fundamental que as organizações tenham atenção ao conservá-los, já que ter o acesso fácil a essas informações contribuirá em diferentes cenários.
Entre alguns exemplos, é possível citar a diminuição do tempo gasto à procura dos detalhes desejados e para as tomadas de decisões. Além disso, a gestão de documentos também colabora para que a organização cumpra as leis vigentes. Afinal, localizar rapidamente os contratos possibilita a verificação dos riscos iminentes.
4 problemas mais comuns causados pela gestão de documentos ineficiente
Agora, você já entendeu o que é a gestão de documentos e o quanto ela é fundamental para a rotina de uma empresa. Mas ainda falta mencionar um aspecto muito importante: trata-se de como a falta de cuidado tende a ocasionar problemas para os negócios.
E, para isso ficar mais claro, é interessante saber alguns casos. Então, confira quatro situações negativas que separamos para enfatizar a relevância desses processos.
1 - Dificuldade de acesso
Como já citado brevemente, não ter uma gestão de documentos eficaz atrapalha na localização das informações desejadas. Portanto, interfere no trabalho desenvolvido pelas equipes, uma vez que gastam mais tempo em busca do que precisam.
Mas os problemas, nesse sentido, vão além! Dependendo do porte da empresa, é normal que certos arquivos não possam estar disponíveis para todos. Muito por conta de apresentarem detalhes confidenciais.
Porém, se não houver uma organização adequada, que limite o acesso, é bem possível que qualquer um consiga conferi-los. O que faz com que não sejam mais sigilosos, podendo desdobrar em outros problemas internos.
2 - Interferência nos resultados das equipes
O que os colaboradores poderiam resolver enquanto buscam arquivos perdidos? O quanto de trabalho fica de lado para que as equipes procurem as informações necessárias? A partir dessas perguntas, fica ainda mais claro os prejuízos de uma gestão de documentos ineficiente.
Isso porque, ainda que seja um ponto importante, o problema vai muito além do tempo gasto. Afinal, o descontentamento em precisar, constantemente, passar por isso gera outras intercorrências. Como a insatisfação pela falta de organização e a queda na produtividade.
3 - Organização ineficaz
Provavelmente, você já compreendeu, mas é importante reforçar! Não ter uma gestão de documentos efetiva causa uma desorganização nos arquivos. Afinal, as equipes não saberão qual a maneira adequada de armazená-los.
O que significa que cada profissional irá fazê-lo levando em consideração o seu próprio conceito. E será muito difícil que os outros consigam ter acesso rápido às informações por não saberem o critério utilizado. Ao mesmo tempo, não haver um padrão para esse acondicionamento causa outra situação!
As chances de papéis serem extraviados ou perdidos são muito maiores. Isso porque não existe uma orientação e um controle sobre como tratar cada um deles. E nem precisamos dizer o quanto isso é problemático, não é mesmo?
4 - Questões relacionadas ao espaço
Dependendo do porte da empresa, a disponibilidade de espaço para o armazenamento é um problema na gestão de documentos. Afinal, nem sempre existe uma estrutura física que dê conta do que precisa ser acondicionado.
Mas isso não quer dizer que ter ambientes “sobrando” é a solução perfeita! Já que não adianta ter salas disponíveis para organizar os arquivos e as pastas se isso não acontecer de maneira funcional.
Por outro lado, precisar dispor de um local externo também deve ser uma alternativa pensada com muito cuidado. Uma vez que as equipes deverão se deslocar para acessar as informações. Como isso irá funcionar? Na rotina dos setores, é uma solução prática?
Como ter uma gestão de documentos mais eficiente?
Se você busca uma solução para resolver alguns dos problemas citados acima, uma alternativa é investir em ferramentas específicas para essas tarefas, que irão:
- Armazenar dados, informações e documentos com mais segurança;
- Facilitar a busca de dados antigos;
- Organizar o controle de acessos e permissões;
- Automatizar esse processo de forma a preservar a integridade e confidencialidade dos documentos.
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