Você já ouviu falar em gerenciamento integrado de facilities (IFM)? Este termo representa uma abordagem inovadora no universo corporativo, que pode trazer inúmeras vantagens para as organizações.
Neste artigo, iremos explorar o conceito por trás do gerenciamento integrado de facilities, apresentar suas características e benefícios, e abordar como a sua empresa pode implementar o IFM de maneira efetiva para otimizar os recursos e as operações. Continue a leitura para saber mais!
Entendendo o gerenciamento integrado de facilities (IFM)
O Gerenciamento Integrado de Facilities, ou Integrated Facilities Management (IFM), em inglês, representa um modelo de contratação de serviços de facilities integrados.
O termo consiste em uma abordagem estratégica e abrangente para a gestão e operação de todos os serviços relacionados à infraestrutura e ao suporte de uma organização. Assim, em vez de gerenciar cada serviço separadamente, o IFM reúne todos os processos de gestão de facilities em um único sistema.
O gerenciamento integrado de facilities vai muito além da simples gestão de serviços de apoio. Ele integra diferentes áreas de suporte e infraestrutura para melhorar a eficiência da gestão, criar ambientes de trabalho mais seguros e produtivos, e aumentar a colaboração entre as equipes de manutenção e facilities.
As principais características do IFM
O gerenciamento integrado de facilities se baseia no princípio de que as instalações e os serviços que sustentam uma organização não devem ser tratados de maneira independente, mas sim como partes conectadas de um todo.
Por isso, processos como manutenção predial, controle de acesso, segurança, portaria, limpeza, gestão de resíduos e muitos outros são gerenciados de forma integrada e coordenada.
O IFM tem como características integrar os serviços para oferecer soluções que ajudem as empresas a executarem suas atividades de maneira mais eficiente.
Mas não é só isso! Este modelo de contratação se diferencia das abordagens mais tradicionais de gestão de facilities devido a uma série de outros fatores, como:
- Gestão centralizada
A principal característica do gerenciamento integrado de facilities é a gestão centralizada, realizada por uma única empresa prestadora de serviços.
Neste contexto, o gestor de manutenção e facility management é o profissional responsável pelo gerenciamento dos processos, organização das estratégias, implantação das ações e tomada de decisões.
- Foco em eficiência operacional
O IFM é bastante focado em promover eficiência operacional, por isso utiliza diversas práticas e ferramentas para reduzir custos, minimizar o desperdício e aumentar a qualidade dos serviços.
- Uso de tecnologia
Para otimizar os processos e assegurar maior eficiência operacional, o IFM faz uso de tecnologia de ponta, como Internet das Coisas (IoT), softwares de monitoramento remoto, sistemas de gerenciamento de instalações, entre outros.
- Foco na experiência do usuário
O gerenciamento integrado de facilities é focado na experiência do usuário dentro do ambiente que ele frequenta. Por isso, busca melhorias constantes, como instalações e serviços adequados, local de trabalho seguro e confortável, estruturas de qualidade, etc.
Vantagens do gerenciamento integrado de facilities
No cenário corporativo brasileiro, o gerenciamento de facilities representa uma estratégia eficiente para as empresas que desejam otimizar a gestão de recursos, aproveitar maior eficiência operacional e apresentar um diferencial competitivo perante o mercado.
Confira a seguir as principais vantagens de apostar em uma gestão integrada de facilities para o seu negócio:
- Redução de custos;
- Aumento da produtividade;
- Comunicação de melhor qualidade;
- Gestão unificada;
- Integração de serviços em um único sistema;
- Geração de dados relevantes para o monitoramento de resultados;
- Melhorias contínuas;
- Padronização do fluxo de atividades;
E muito mais…
Como implementar o IFM na sua organização
Gerenciar diferentes contratos, equipes e serviços de facilities pode representar um desafio e tanto para as empresas.
Ao contar com o gerenciamento integrado de facilities, é possível mitigar diversos riscos envolvidos neste processo, como aumento de custos, falhas humanas, funções duplicadas, entre outros.
Confira como implantar o IFM na sua organização:
1. Compreenda o processo atual
O primeiro passo para realizar a transição do modelo tradicional de gestão de facilities para o IFM é entender como funciona o processo que é desempenhado atualmente na empresa.
Para isso, vale levantar informações como: quem é o responsável pelas tarefas de gerenciamento de instalações; quem são os fornecedores; quais os custos envolvidos; como é o cenário atual de gestão de facilities; entre outras.
2. Comunique os colaboradores
O segundo passo é comunicar todos os envolvidos, esclarecendo o motivo da migração para o IFM e apresentando os benefícios do novo modelo, seus retornos para a empresa, as mudanças de processos e as novas responsabilidades envolvidas.
Realizar uma comunicação clara neste momento é essencial para obter o apoio de superiores e gestores na adoção do gerenciamento integrado de facilities.
3. Estabeleça metas
Apresentar dados que demonstrem a eficiência do modelo IFM, bem como estabelecer metas para o novo processo de gerenciamento facilitam a compreensão da importância de um modelo de gestão centralizado e integrado para a empresa como um todo.
4. Faça mudanças graduais
Realizar mudanças de forma gradativa e paciente ajuda a evitar possíveis problemas no processo de transição e implementação do IFM.
Nesta etapa, é importante identificar os pontos de melhoria, analisar os contratos atuais com fornecedores, eliminar tarefas em duplicidade e utilizar dados integrados para ajustar os processos necessários.
5. Conte com tecnologias adequadas
Por fim, o uso de tecnologias adequadas, como softwares de gestão, é a chave para o sucesso no processo de migração para o IFM.
Isso porque estas ferramentas auxiliam no planejamento, execução e monitoramento dos serviços de facilities e manutenção nas empresas.
Com o auxílio de um software de gestão, é possível criar planejamentos completos, acompanhar o histórico das atividades, coletar dados essenciais e digitalizar informações. Tudo isso contribui para um gerenciamento mais eficiente, que resulta em aumento da produtividade e ganhos para o negócio.
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