Se você tem uma empresa, sabe a importância de uma equipe de alta performance, comprometida com os resultados e um atendimento de excelência. Mas, esse cenário não pode se concretizar quando se enfrenta uma rotina constante de demandas atrasadas.
Por isso, saber priorizar tarefas é uma das competências fundamentais para otimizar os processos internos, minimizar problemas causados por atrasos e aumentar a produtividade das equipes.
Entenda a importância de priorizar tarefas
Quando falamos em priorizar tarefas, o objetivo parece muito claro e simples, correto? Mas, não basta começar o dia e escolher as tarefas que serão entregues de forma aleatória.
É preciso ter muito foco na organização das demandas a partir de uma categorização estratégica, priorizando o que é prioridade, urgente, importante, etc.
Outro desafio é aplicar isso no dia a dia e saber lidar com a possibilidade de ter que fazer múltiplas coisas ao mesmo tempo - e, na maioria das vezes, com a pressão natural por resultados.
Mas, como fazer isso na prática?
O primeiro passo para adotar uma estratégia assertiva na organização de tarefas é definir o que é importante e o que é urgente.
Pode-se fazer isso a partir de uma classificação de demandas, que leve em conta alguns critérios, como:
- Data limite para entrega da demanda (deadline);
- Grau de complexidade para sua execução;
- Nível de urgência de acordo com a importância da oportunidade de negócio (pode ser desperdiçada?);
- Estratégia da gestão em relação à demanda (nem sempre o que tem deadline antes é o mais importante, por exemplo).
Conquiste uma equipe de alta performance
Já deu para perceber que um dos benefícios diretos da organização de tarefas é o aumento da produtividade dos colaboradores. Afinal, com uma rotina mais tranquila e menos “incêndios” para apagar, os times ganham mais confiança para desempenhar suas funções.
Outro benefício de priorizar tarefas é otimizar o tempo! Com uma gestão mais organizada, os colaboradores são mais eficientes num todo. Além de não atrasar entregas, conseguem produzir mais e erram menos.
Também pode-se apontar uma vantagem estratégica comercial: ter uma equipe de alta performance aumenta as chances da empresa aproveitar novas oportunidades de negócio!
E o melhor: esses efeitos positivos podem ser sentidos em empresas dos mais variados tamanhos e segmentos!
Lembrete importante: gestores precisam saber delegar
Outro princípio básico para conquistar uma equipe de alta performance é saber delegar tarefas. Afinal, não há como obter resultados quando há gestores sobrecarregados no time.
Esse é um processo natural e que também impacta na otimização de demandas. Afinal, sentir que o seu líder confia no seu trabalho é um bônus importante para a motivação do colaborador.
Além disso, quando o gestor consegue delegar as tarefas, passa a ter um papel estratégico - fundamental para coordenar a equipe de alta performance na conquista de resultados.
Ferramentas que podem ser usadas na priorização de tarefas
Com todas essas informações em mente, você pode estar se perguntando: como priorizar tarefas se não sobra tempo para isso? A resposta está em tomar uma decisão e investir em ferramentas próprias para essa organização!
Uma das soluções mais interessantes para isso é a matriz de priorização, que tem metodologias especialmente criadas para organizar tarefas. Conheça mais detalhes:
Matriz GUT
Considerada uma das melhores ferramentas para priorizar tarefas e resolver problemas, a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) ajuda a entender quais são as prioridades a partir de uma análise completa da empresa.
A ferramenta organiza as demandas em uma tabela com quatro colunas (ação, gravidade, urgência e tendência), sendo que a “ação” corresponde à tarefa que será classificada e “tendência” aos possíveis desdobramentos do status atual.
Depois, o objetivo é dar uma nota de 1 a 5, considerando:
1 - Sem gravidade/pode esperar/não mudará;
2 - Pouco grave/pouco urgente/tende a piorar a longo prazo;
3 - Grave/merece atenção em pouco prazo/tende a piorar a médio prazo;
4 - Muito grave/muito urgente/tende a piorar a curto prazo;
5 - Extremamente grave/necessidade de ação imediata/tende a piorar rapidamente.
Após preencher a tabela, faça a soma e assinale o resultado. As tarefas que tiverem o maior número devem ser priorizadas!
Matriz RICE
Bastante semelhante à GUT, a Matriz RICE também funciona a partir de uma tabela.
Entretanto, ela analisa o alcance e o impacto da tarefa na organização, a confiança em relação à sua execução e ao esforço associado com o tempo previsto para concluir o projeto a partir destes critérios de categorização:
1 - Muito baixo;
2 - Baixo;
3 - Médio;
4 - Alto;
5 - Muito alto.
No final, considerar as tarefas que devem ser priorizadas de acordo com a soma mais alta.
Matriz Básico
Já o Matriz Básico propõe uma classificação de tarefas considerando os seguintes pontos:
B: benefícios;
A: abrangência;
S: satisfação;
I: investimentos;
C: cliente externo;
O: operacionalização.
Este método tem um perfil mais qualitativo, o que é muito benéfico para empresas que precisam ter mais dados para definir o grau de urgência e importância de uma tarefa.
Em contrapartida, o Básico traz resultados mais eficientes quando utilizado em conjunto com outra matriz, como a GUT.
Matriz de Eisenhower
Com uma didática simples, a Matriz de Eisenhower utiliza o urgente/importante para classificar tarefas em quatro quadrantes:
1º Urgente e Importante (tarefas prioritárias e que devem ser resolvidas o mais rápido possível)
2º Importante, mas não urgente (tarefas importantes mas que não têm prazo rígido)
3º Urgente, mas não importante (tarefas que devem ser delegadas para outra pessoa)
4º Nem urgente, nem importante (tarefas que podem ser eliminadas)
Independente da ferramenta escolhida, lembre-se da importância de priorizar tarefas
Se você chegou até aqui sabe que essa é uma decisão primordial para o sucesso do seu negócio. Então, não adie essa mudança para investir em uma gestão mais eficiente e conquistar o diferencial de uma equipe de alta performance!
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