Um dos maiores desafios de uma gestão, é garantir que todas as operações ocorram de maneira tranquila. Para isso, é necessário ter um controle efetivo sobre o planejamento das atividades e organização das ordens de serviços, uma demanda que envolve diversas equipes. Nesses momentos, os administradores podem contar com uma ferramenta poderosa: o sistema para gestão de facilities.
A tecnologia visa gerar, organizar e priorizar as tarefas, garantindo sua execução correta e mantendo um banco de dados com informações importantes sobre os ativos da empresa. Além de ser uma forma de manter a gestão mais organizada, o sistema para gestão de facilities também auxilia nos planos de manutenção preventiva e corretiva.
Vamos entender melhor os benefícios de utilizar esse sistema? Continue a leitura!
Por que utilizar um sistema de gestão de facilities?
1. Orçamento e planejamento mais eficientes
Com os dados fornecidos pelo software, fica ainda mais fácil planejar e prever as necessidades futuras. Algumas questões importantes que podem ser respondidas incluem:
É mais vantajoso trabalhar com empresas terceirizadas ou formar equipe própria?
- Como reduzir os custos com terceiros ou otimizar contratos?
- Quais são os custos por oficina e/ou tipo de serviço?
- Quais as áreas, locais e equipamentos mais preocupantes?
- Quantas pessoas são necessárias para melhorar a qualidade?
Essas respostas baseadas em dados objetivos fornecidos pelo software, permitem um planejamento assertivo do orçamento.
2. Gerenciamento de contratos e padronização do atendimento
Garantir a qualidade e a eficiência dos serviços terceirizados, é um desafio para todos os gestores. Com o uso de um software, é possível padronizar os serviços, estabelecer listas de verificação de tarefas, monitorar a produtividade e gerenciar a equipe de forma precisa.
Além disso, o software permite que sejam coletadas evidências e o acompanhamento de investimentos relacionados aos mais diversos contratos.
3. Facilidade na gestão de ordens de serviço
Com o apoio do sistema de gestão de facilities, a administração de ordens de serviço ganha eficiência.
Por meio de QR Codes ou formulários padronizados, acessíveis via dispositivos móveis, equipes de manutenção podem avaliar rapidamente as solicitações. Além disso, é possível gerenciar prioridades, registrar responsabilidades e controlar prazos de entregas.
Já os gestores ganham a facilidade de acompanhar uma solicitação aberta, qual atividade demandou mais tempo e entender os motivos por trás disso.
4. Controle de custos de facilities e manutenção
O objetivo de um bom sistema para gestão de facilities e manutenção, é o controle sobre custos e recursos utilizados em cada serviço. Com uma ferramenta adequada, é possível registrar informações sobre materiais, tempo gasto e orçamentos.
Dessa forma, é possível criar uma base sólida para análises e otimizações, garantindo um desempenho máximo da equipe e retorno sobre o investimento.
5. Visibilidade, transparência e eficiência
O sistema oferece uma supervisão precisa dos serviços de manutenção, evitando que algo passe despercebido. Ele permite identificar as tarefas, monitorar prazos e acompanhar o cronograma de trabalho individual ou em equipe. Também é possível rastrear atividades em andamento.
A transparência dos dados promove a eficiência, permitindo monitoramento dos técnicos e a compreensão dos custos envolvidos nas ordens de serviço. Além disso, também fornece informações sobre a produção diária e o tempo de conclusão de cada tarefa.
Com esses dados, os gestores conseguem alocar as tarefas de manutenção mais adequadas a cada colaborador.
6. Atendimento de sucesso
O acompanhamento da execução do plano de manutenção preventiva se torna organizada e automática com o uso do sistema para gestão de facilities. Assim, os gerentes identificam problemas na operação antes que aconteçam. Isso reduz a possibilidade de interrupções no funcionamento de serviços ou equipamentos.
Com a adequação dos locais e a melhora na disponibilidade, a satisfação do usuário cresce. Isso aumenta o valor gerado pelo departamento de facilities para a empresa, tanto na estruturação de recursos humanos quanto na manutenção.
7. Sistema oferece provas e flexibilidade
Nos dias atuais, com a demanda por mobilidade e digitalização, é crucial ter um software com versão para dispositivos móveis. Essa ferramenta permite a captura de evidências dos trabalhos realizados através de fotos ou vídeos dos problemas relacionados.
O software também permite registrar o antes e depois de serviços executados e realizar pesquisas de satisfação. Com esses dados, os gestores conseguem garantir o pleno funcionamento da operação e acompanhar o desempenho dos colaboradores.
8. Melhor aproveitamento de interconexões digitais
Também conhecida como Internet das Coisas (IoT), as interconexões digitais entre aparelhos já são uma realidade também no gerenciamento de espaços. Ao usar a internet móvel, é possível medir o fluxo de pessoas e acompanhar atividades ou locais críticos, além de gerar alertas automáticos.
Para aproveitar ainda mais essa conexão, é fundamental que a empresa possua um sistema para gestão de facilities para processar dados. Dentre os serviços, é possível enviar notificações, monitorar incidentes e verificar a disponibilidade de equipamentos e locais.
Agora que você já conhece os benefícios de utilizar a tecnologia na gestão da manutenção, chegou a hora de conhecer as soluções que a Sete Serviços pode oferecer nesse sentido.
Gestão de facilities na Sete Serviços
A empresa atua com o Sistema Maestro, uma ferramenta exclusiva, que permite o gerenciamento de clientes, fornecedores, processos e equipes conforme os padrões da LGPD e requisitos de Compliance, Saúde, Meio Ambiente e Segurança.
Além disso, o Sistema de Gestão de Ativos (SGA) realiza o apoio ao planejamento e emissão de ordens de serviço, o registro de toda a evolução das atividades em campo e o monitoramento estratégico da execução das tarefas.
Seja qual for o tipo de manutenção que sua empresa precisa, as metodologias e tecnologia de alto valor agregado atendem às necessidades específicas de cada projeto, com atenção a cada detalhe.
Entre em contato e conheça mais sobre as soluções da Sete Serviços na gestão da manutenção.