A gestão eficaz exerce um papel fundamental nos negócios e deve ser realizada em qualquer empresa, independentemente de sua atividade ou porte. Nesse sentido, investir na implementação de um software de gestão se mostra uma medida necessária para auxiliar os gestores nos desafios empresariais do dia a dia.
Além de representar uma importante decisão estratégica para a organização, a implementação de um software de gestão possibilita a otimização de processos e o aumento da eficiência, uma vez que o sistema realiza a integração das atividades, automatiza tarefas e facilita o controle de processos.
Com o avanço das soluções tecnológicas e a modernização dos sistemas, os softwares de gestão atuais reúnem diversos recursos para atender às mais diferentes necessidades corporativas com eficiência e segurança.
A SETE Serviços é uma empresa especializada em soluções tecnológicas para a gestão de empresas, contratos e serviços, e desenvolve ferramentas inovadoras para otimizar a gestão empresarial, com base nas melhores práticas disponíveis no mercado.
O Sistema Maestro, solução exclusiva da SETE, é um software de gestão que reúne tecnologia e inovação em uma única plataforma, permitindo às empresas contar com um auxílio na gestão de diversas áreas e atividades.
Para aproveitar todas as vantagens que um software de gestão oferece, além de escolher um sistema de qualidade e adequado à realidade da empresa, é preciso também realizar uma implementação bem-sucedida e baseada em etapas fundamentais.
Neste artigo, você vai conferir dicas de como implementar um software de gestão de maneira adequada, além de conhecer os obstáculos mais comuns neste processo, qual o papel da equipe, entre outros assuntos relacionados.
Continue a leitura para saber mais!
O que é um software de gestão?
Antes de falarmos sobre a implementação de um software de gestão, é importante esclarecer este conceito.
O software de gestão é uma ferramenta utilizada para auxiliar a organização no gerenciamento de tarefas e processos de sua responsabilidade.
Este software pode abranger diversas áreas da empresa, como estoque, Recursos Humanos, finanças, vendas, entre outras, possibilitando a centralização de informações em um único lugar e o gerenciamento e a sincronização de processos de forma automatizada e integrada.
Com o auxílio de um software de gestão, a organização pode planejar e executar seus projetos de maneira mais eficiente, pois a ferramenta facilita o controle e a análise de dados, organiza os documentos empresariais, melhora a produtividade das equipes, permite maior agilidade organizacional, entre outras vantagens.
É importante destacar que utilizar um software de gestão contribui para a redução de erros e falhas humanas, já que automatiza tarefas que antes eram realizadas pelos colaboradores.
A implementação de um software de gestão
A implementação de um software de gestão envolve uma série de aspectos fundamentais para o sucesso do processo, como planejamento, envolvimento da equipe e preparação para os desafios.
Confira a seguir um pouco mais sobre cada um destes aspectos:
- Importância do planejamento
Qualquer projeto demanda um planejamento para ser bem-sucedido, e na implementação de um software de gestão não seria diferente.
A realização de um planejamento sólido é fundamental neste processo, pois possibilita a determinação de objetivos específicos, estabelece os recursos necessários para executar a implementação, permite a identificação antecipada de riscos e a elaboração de soluções eficientes, otimiza o tempo das equipes envolvidas no processo e garante que o software escolhido atenda às necessidades específicas da organização.
- Envolvimento da equipe
É normal que cada departamento interno possua objetivos e metas específicos. Envolver os diferentes setores no processo de implementação ajuda a alinhar as expectativas e propósitos com os recursos disponíveis no software, garantindo que a ferramenta seja capaz de atender às necessidades de todos os setores da organização.
Além disso, a presença de diferentes profissionais durante a implementação permite a coleta de feedbacks variados quanto aos fluxos de trabalho, com base nas perspectivas únicas de cada setor.
Em resumo, promover o envolvimento da equipe na implementação de um software de gestão traz diversas vantagens para o processo, como assegurar o atendimento às demandas de toda a organização, facilitar o processo de aceitação e familiarização dos funcionários com o sistema, otimizar as atividades de diferentes setores, entre outras.
- Desafios da implementação
A implementação de um software de gestão pode enfrentar alguns desafios que fazem parte do processo e demandam atenção dos gestores.
Um obstáculo muito comum que as empresas podem se deparar é a resistência das equipes quanto a adaptação à ferramenta. Para evitar esta situação, é essencial envolver os colaboradores no processo de implementação, bem como investir em treinamentos adequados para que todos aprendam a utilizar o software corretamente.
Outro desafio que pode afetar o processo de implementação é a falta de planejamento e organização para realizar o processo. Antes de iniciar a implementação, é importante que a empresa esteja preparada para lidar com as complicações, determinando um planejamento de riscos e nomeando profissionais capacitados para resolver os possíveis problemas.
Por fim, vale destacar que a qualidade do software escolhido pela organização também pode trazer complicações. Isso porque um sistema de baixa eficiência acaba comprometendo as operações e prejudicando os resultados da empresa.
Para evitar dores de cabeça, é essencial realizar uma pesquisa prévia, analisando as opções de software que o mercado oferece, quais as ferramentas disponíveis nos sistemas, se existe suporte por parte do fornecedor, entre outras questões importantes.
Passo a passo da implementação
A escolha de uma ferramenta de qualidade e adequada não é a única preocupação das empresas quando o assunto é software de gestão. Como mencionamos no início do artigo, o processo de implementação do sistema também deve receber atenção dos gestores, sendo realizado com cuidado e planejamento.
Confira a seguir as principais etapas que envolvem a implementação de um software de gestão corporativo:
1. Escolha do software
A escolha do software de gestão é o passo inicial antes do processo de implementação. Nesta fase, a empresa deve escolher um sistema eficiente e adequado para as suas necessidades diárias.
Para não errar na escolha, é importante observar alguns aspectos, como:
- Usabilidade: o sistema deve ser fácil de operar, facilitando a adaptação da equipe;
- Capacidade de escala: o software deve ser capaz de acompanhar o crescimento da organização e atender às suas necessidades crescentes;
- Integração: é importante que o sistema possa ser integrado com outras ferramentas utilizadas internamente para facilitar os processos;
- Elaboração de relatórios: o sistema deve ser capaz de gerar relatórios e análises consistentes para facilitar e otimizar a tomada de decisão.
2. Formação da equipe
Após a escolha da solução mais adequada para a realidade da empresa, o primeiro passo para a implementação é estabelecer uma equipe responsável pelo processo.
O time deve ser formado por profissionais de diferentes áreas da empresa, permitindo que pontos de vistas diversos façam parte do processo de implementação.
3. Elaboração do cronograma
Com a equipe já estabelecida, é hora de seguir para a próxima etapa: a elaboração do cronograma.
Nesta fase, é importante definir as etapas para a implementação, bem como o calendário a ser seguido durante a execução das atividades.
4. Configuração do software
A próxima etapa consiste na configuração do software. Neste momento, é fundamental que a equipe responsável pela implementação esteja familiarizada com o sistema, suas ferramentas e configurações necessárias para executar uma instalação bem-sucedida.
Contar com apoio técnico da empresa fornecedora do software pode facilitar e trazer mais segurança para o processo.
5. Treinamento dos colaboradores
Após a configuração do software ter sido concluída, é hora de investir no treinamento das equipes que irão utilizar o sistema.
Afinal, para garantir resultados satisfatórios com o software de gestão, é importante que todos os funcionários envolvidos saibam operar a ferramenta de maneira eficiente e estejam preparados para lidar com possíveis problemas.
E atenção: o treinamento para uso do software de gestão deve ser incorporado ao Plano de Onboarding, assegurando que os novos colaboradores saibam fazer uso da ferramenta assim que chegam à empresa.
Sistema Maestro: gestão, tecnologia e inovação em uma única plataforma
Agora que você já sabe como realizar uma implantação bem sucedida de um software de gestão, que tal levar para o seu negócio todas as vantagens do Sistema Maestro?
O Maestro é uma solução desenvolvida pela SETE para a gestão de empresas, contratos e processos, e permite o gerenciamento de diversos setores do negócio, como fornecedores, clientes, equipes, documentos, treinamentos, entre outros, conforme os padrões da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e requisitos de Compliance, Saúde, Meio Ambiente e Segurança.
As funcionalidades do Maestro possibilitam o planejamento, a execução, o controle e o monitoramento das atividades administrativas ou em campo, de maneira presencial ou remota e 100% digital, reduzindo as falhas na gestão e na execução dos processos, otimizando a tomada de decisões, reduzindo os custos, entre outras vantagens.
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