Realizar a gestão de facilities de uma empresa pode ser bastante trabalhoso, pois envolve uma série de atividades realizadas diariamente pela equipe de manutenção. Logo, a melhor maneira de organizar todos estes processos internos é através da ordem de serviço.
Este documento é fundamental para orientar as equipes de manutenção, bem como fornecer informações importantes para otimizar a gestão de facilities e processos de uma organização.
Se a sua empresa sofre com o desencontro de informações e os altos custos de manutenção, o problema pode estar na falta de controle das ordens de serviço. Acompanhe o artigo para entender mais sobre este documento e sua importância no dia a dia das organizações.
O que é ordem de serviço e para que serve?
A ordem de serviço (OS) é um documento que formaliza uma atividade a ser executada e apresenta as informações necessárias para orientar as equipes de manutenção.
Neste documento constam dados importantes sobre as atividades a serem desenvolvidas, como data de entrega, equipamento utilizado, instruções especiais, etc.
Por apresentar diversas informações relacionadas às atividades, bem como um número específico de identificação, a ordem de serviço é fundamental para a gestão de facilities, pois pode ser utilizada para:
- Controlar a realização dos serviços dentro das empresas;
- Acompanhar o progresso do trabalho;
- Monitorar o status do serviço até sua conclusão;
- Identificar o tempo médio de execução de cada serviço;
- Identificar a quantidade de técnicos necessária para realizar as operações;
- Identificar quando é necessário comprar materiais para abastecer o estoque;
Entre outras funções…
Considerando a importância da ordem de serviço, é fundamental que esse documento seja elaborado e preenchido de maneira correta, contendo informações como o número da OS, hora de abertura, local do serviço, equipamento utilizado, nome do solicitante, natureza da OS, o problema a ser resolvido, o técnico responsável, hora de início e fim do serviço, atividades executadas, entre outros dados.
Com as ordens de serviço devidamente preenchidas e arquivadas, as diversas áreas da empresa, como almoxarifado, manutenção, facilities, finanças, entre outras, podem funcionar de forma integrada e harmônica com todos os colaboradores.
Tipos de ordem de serviço
Existem dois principais tipos de ordem de serviço que são comuns no dia a dia das empresas. Confira mais sobre cada um deles:
- Ordem de serviço corretiva
A ordem de serviço corretiva, como o nome já sugere, é preenchida para atender a acontecimentos inesperados que possam impactar as demais atividades ou os colaboradores da empresa.
Este tipo de ordem de serviço é realizado pelo setor de manutenção, e, por se tratar de uma situação inesperada, é normal que a OS não seja preenchida corretamente ou com todas as informações necessárias.
Contudo, a ausência de dados corretos nas ordens de serviço corretivas acabam afetando a elaboração de um plano adequado de manutenção preventiva, uma vez que faltam muitas informações essenciais. - Ordem de serviço preventiva
A ordem de serviço preventiva é realizada de modo programado, evitando a interrupção inesperada das atividades ou do maquinário da empresa.
Este tipo de ordem de serviço envolve processos de inspeções, reformas e substituição de peças, e pode contar uma espécie de checklist com todas as etapas da atividade a ser realizada.
A criação de uma rotina para a abertura de ordens de serviço preventivas garante que as atividades sejam executadas sempre com a mesma qualidade, além de aumentar a confiabilidade do maquinário e facilitar a previsibilidade dos recursos necessários para executar os serviços.
Por que modernizar a programação das ordens de serviço?
Antigamente, as ordens de serviço eram preenchidas em planilhas pelos próprios funcionários, reunindo as informações necessárias em colunas intermináveis.
Mas com o avanço tecnológico, as empresas já podem contar com soluções mais modernas e eficientes para a programação das OS, como os softwares de gestão.
Estes softwares garantem maior segurança de dados, agilidade na emissão dos documentos, controle na gestão de manutenção e facilities, além de maior organização de informações e documentos.
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